Primera Parte
PROTOCOLO
DE INVESTIGACIÓN
Este protocolo puede ser una guía para las investigaciones
internas sobre cualquier querella administrativa por violaciones a los
reglamentos o normas de la agencia.
1. Meta del procedimiento
Luego de
recibir una querella interna o de ser referida para investigación algún asunto
se recopilará todos los hechos relevantes a resolver la querella o el asunto de
expedita y ágil, y de ser necesario recomendará acciones correctivas diseñadas
a prevenir la repetición de dicha conducta. El propósito de cualquier
investigación es recopilar la mayor cantidad de hechos posibles para tomar una
determinación certera sobre qué ocurrió, cómo debe ser resuelta y qué puede
hacerse para prevenir futuros problemas.
2. El investigador.
Se espera
que el investigador:
- Sea objetivo e imparcial y que se comporte profesionalmente.
- Que conozca su rol como investigador.
- Sea paciente, que sepa escuchar y controlar sus reacciones a lo que se
le dice.
- Sea receptivo, que escuche lo que el entrevistado tiene que decir sin
molestarse o intentar pasarlo por alto.
3. Confidencialidad
Toda
comunicación sobre una investigación debe ser mantenida confidencial según lo
permitan las circunstancias para comunicar los resultados de la investigación a
las partes. Además, cada paso de la investigación debe ser documentado en un
expediente confidencial. La información se revelará bajo estricta
confidencialidad y con el entendimiento que el receptor de la información tiene
un deber continúo de preservar la información. El expediente tendrá toda la
información relevante a la investigación incluyendo cualquier declaración que
el investigador tome, copia de su informe, una bitácora de todos los contactos
realizados y documentación pertinente. El expediente de la investigación se
guardará en un lugar seguro y confiable.
4. Prohibición de represalias
El
investigador debe estar atento sobre cualquier represalia que se tome sobre
algún empleado que haya cooperado con la investigación. Cualquier acto de
represalias debe ser informado a la mayor brevedad al supervisor inmediato.
5. La investigación
A través
del curso de la investigación, el investigador mantendrá una actitud abierta,
objetiva e imparcial sobre la investigación. Recopilará todos los hechos
relevantes y entrevistará a todos los testigos necesarios tan pronto sea posible.
Revisará toda la información contenida en la Agencia sobre el sujeto de la investigación y de
ser necesario, información externa de la Agencia que sea pertinente.
- Conozca todos los hechos que originan la queja o el asunto a
investigarse e identifique a las personas envueltas.
- Diseñe un plan sobre cómo va a realizar la investigación.
- Tenga un objetivo claro.
- Redacte antes de la entrevista las preguntas que va a hacer.
- No haga ni llegue a conclusiones antes de culminar por completo la
investigación.
- Tenga a la mano reglamentos, manuales, órdenes ejecutivas, cartas
circulares y otros documentos de la Agencia pertinentes al caso.
- Bajo ningún concepto haga aseveraciones como que dicha conducta de la
cual se queja no la debiera molestar o darle tanta importancia.
- Recomiende de ser necesario, medidas interinas o provisionales
mientras se conduce la investigación.
- Pregunte a la persona afectada qué tipo de solución sugiere o qué tipo
de acción desea se lleve a cabo.
6. Entrevista general
a.
Antes de comenzar, explique el propósito de la entrevista, indique que la
misma tiene como propósito conocer su versión de los hechos.
b.
Deje claro que su rol como investigador es obtener toda la información para
evaluar las alegaciones en forma objetiva e imparcial y poder llegar a unas
conclusiones respecto a las alegaciones.
c.
Indique que la entrevista y la información que se discute se mantendrá
estrictamente confidencial y que es el entrevistado el responsable de mantener
esa información en la misma forma.
d.
Estar preparado por si la persona entrevistada se torna argumentativa,
trata de intimidarlo, se comporta a la defensiva, le ataca verbalmente, intenta
controlar la entrevista o trata de controlar el curso de la misma.
e.
Haga preguntas específicas sobre conductas específicas.
f.
Evite ser sugestivo y/o hacer preguntas que conlleven únicamente un sí o un
no como respuesta.
g.
Pregunte a la persona sobre hechos y observaciones; no le pida que haga
conclusiones o que asuma cosas. Distinga entre los hechos de conocimiento
propio para el entrevistado y los rumores, chismes o presunciones que éste haga
o haya escuchado sobre los hechos.
h.
Al hacer las preguntas sea firme, pero tenga tacto. Si el contenido de las
preguntas es difícil (embarazosa, emotiva, confrontativa) no demuestre pena o miedo
en hacerla. Esto debilitaría la credibilidad y seriedad de usted y del proceso.
i.
Asegúrese que la persona entrevistada sea específica. Pida que se le
aclaren o amplíen términos que no entienda o que sean abarcadores o generales.
j.
No detenga la investigación si; cuando se entrevista al alegado ofensor,
éste dice que no ha hecho nada o que no tiene nada que ver con el asunto.
k.
Al finalizar indíquele a la persona entrevistada que deberá mantener la
entrevista confidencial y no podrá discutir la sustancia de la entrevista con
ninguna persona.
En resumen, la entrevista deberá
ser estrictamente voluntaria, y el investigador se asegurará que no exista
coerción y que la persona sea tratada con respeto y dignidad, tanto el
querellado como el querellante.
La entrevista consistirá en
contestar las siguientes preguntas relativas a la conducta investigada: quién,
qué, cuándo, dónde y por qué.
Por ejemplo, las siguientes preguntas deberán ser hechas
durante la entrevista:
- ¿Quién cometió la alegada violación o conducta impropia?
- ¿Qué exactamente ocurrió o qué específico se dijo?
- ¿Cuándo ocurrió y si todavía continúa ocurriendo?
- ¿Dónde ocurrió?
- ¿Cuántas veces ocurrió?
- ¿Cómo lo afectó a usted, cómo reaccionó?
- ¿Qué respuesta, si alguna, dio usted cuando ocurrieron los hechos?
- ¿Sabe si hay testigos, y si los hay, quiénes son?
- ¿Tiene documentos sobre el asunto bajo investigación, dónde están y
cuando los puede facilitar?
- ¿A quién le ha contado sobre el asunto bajo investigación, sabe si
alguna otra persona se ha quejado sobre dicha conducta?
- ¿Existe algo más sobre el incidente que usted tenga conocimiento pero
que no se ha discutido en la entrevista?
- ¿Qué más nos puede decir sobre el asunto?
- ¿Cómo le gustaría que la situación sea resuelta?
8. Entrevista del sujeto de la investigación
Luego de la
entrevista de la persona que se querella, el investigador entrevistará al
alegado(a) ofensor(a). El investigador le advertirá que la Agencia está investigando
los hechos y que no se ha tomado ninguna decisión con respecto a la validez de
las alegaciones. La misma declaración introductoria sobre el propósito de la
entrevista hecha en la sección anterior deberá ser hecha. Luego de informar
sobre las alegaciones específicas, se le solicitará al alegado ofensor que
responda a las alegaciones en detalle. El investigador utilizará las clases de
preguntas relativas a la conducta investigada: quién, qué, cuándo, dónde y por
qué, y se identificarán testigos y hechos que sostengan, si alguno, las
alegaciones. (Prueba de cargo o descargo). Por ejemplo, las siguientes
preguntas deberán hacerse durante la entrevista:
- ¿Cuál es su respuesta a las alegaciones?
- ¿Si cree que las alegaciones son falsas, tiene alguna idea por qué la
persona que se querella pueda estar mintiendo sobre la alegada conducta
impropia?
- ¿Hay otras personas que puedan tener información relevante?
- ¿Hay notas, evidencia física, u otra documentación sobre las
alegaciones?
El investigador evaluará la
credibilidad de la persona que se alega realizó la conducta ofensiva.
9. Entrevista a terceras personas
El
investigador entrevistará a los testigos de corroboración u otras terceras personas
identificadas durante la investigación. La misma declaración introductoria
sobre el propósito de la entrevista hecha en la sección anterior deberá ser
hecha. El investigador utilizará las
clases de preguntas relativas a la conducta investigada: quién, qué, cuándo,
dónde y por qué. No se harán preguntas sugestivas que puedan guiar al testigo a
adoptar la versión de alguna de las partes, ejemplo, las siguientes preguntas
deberán hacerse durante la entrevista:
- ¿Qué usted vio o escuchó cuando esto ocurrió?
- Describa la conducta del alegado ofensor.
- ¿Le comunicó algo la parte querellante o alegada víctima sobre lo que
ocurrió, cuándo ocurrió esto?
- ¿Conoce usted de de alguna otra información relevante?
- ¿Conoce usted de otras personas que puedan tener información
relevante?
Evalúe la credibilidad de
terceras personas.
10. Evaluación de los hechos
Luego de
haber recopilado todos los hechos, el investigador revisará la información y
llegará a una conclusión sobre si se cometieron las alegadas violaciones. Si
hay versiones conflictivas de eventos relevantes, el investigador pasará juicio
sobre la credibilidad de las personas involucradas en el asunto. Los factores a
considerarse incluirán lo siguiente:
- Si el testimonio es veraz en su faz. Si hace sentido.
- Comportamiento: La persona, aparentaba estar diciendo la verdad o
mintiendo.
- Motivo: Si la persona tiene un motivo para mentir.
- Corroboración: Si hay testimonio de testigos que corroboren la
versión.
- Conducta pasada: Si el alegado ofensor tiene un historial de conducta
similar anteriormente.
- Conozca el Standard de una persona razonable.
- Un juez no debe creer lo que cualquier persona no creería.
11. Preparación de un informe final de la investigación
Luego de
concluir la validez de la querella, el investigador rendirá un informe certero
y objetivo. Los hechos recopilados se informarán en orden cronológico y se
analizará la prueba obtenida. El investigador concluirá si se violó alguna
disposición de la Agencia,
reglamento o leyes aplicables. El informe indicará acciones, si alguna se debe
tomar contra el ofensor y acciones correctivas se deben tomar para evitar la
repetición de la conducta. Este informe será revisado por los supervisores
apropiados.
12. Conclusión de la investigación
Los
resultados deben ser comunicados a las partes. No se debe divulgar la
información a personas que no tienen razón para saber. Se debe llegar a una
determinación.
Segunda
Parte
TÉCNICAS
DE INVESTIGACIÓN
La calidad de cualquier investigación depende de la
declaración tomada por el Investigador. La declaración es la piedra angular de
la investigación y requiere llenar el record de forma cuidadosa con los hechos
ofrecidos por el declarante.
La preparación anticipada es crítica para tomar una
declaración de alta calidad. Se debe preparar una lista de las preguntas antes
de la entrevista.
Estas guías asumen un testigo cooperador. Testigos
hostiles o que no cooperan presentan una situación diferente.
GUIAS PARA TOMAR DECLARACIONES
1. Orden de los hechos
2. Especificidad
- Incluya lo específico, no conclusiones u opiniones.
- Requiera averiguar la fuente del conocimiento del testigo
- Siempre pregunte: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Por qué y Cómo.
3. Pregunte más allá de lo que el testigo declara
- Tome un rol activo al preguntarle al testigo.
- Indague detalles necesarios y fuentes potenciales de información.
- Haga preguntas de seguimiento.
- Explique que usted busca toda la información relevante y no solamente
la que favorece a una parte.
- A veces, indagar sobre qué no ocurrió puede ser más importante sobre
lo que el testigo afirma que ocurrió.
4. Forma de las preguntas
- Dirigidas a obtener respuestas francas.
- No utilice preguntas sugestivas a menos que necesite refrescarle la
memoria o tenga un testigo hostil.
5. Relevancia
- Mantenga control de la entrevista, no permita que el testigo le desvíe
la atención a hechos irrelevantes.
- Incluya en la declaración lo relevante y necesario para poder llegar a
una conclusión.
6. Prueba de referencia (Hearsay)
- No la excluya
- Necesaria para identificar otros testigos o fuente de información.
- Si se obtiene evidencia directa del “hearsay”, la evidencia de
“hearsay” lo corroborará.
7. Documentos
- Si el documento va a ser parte de la declaración, márquelo como un
Exhibit o Apéndice.
- Ejemplo: Adjunto como Exhibit 1 copia de la carta que recibí.
8. Fechas
- Es importante establecer fechas de un evento particular.
- Aclarar cómo esa fecha se relaciona a otros eventos.
- Ubique el evento en términos de hora, día de la semana, mes y año.
Utilice como guía fechas importantes.
- Tenga a mano un calendario.
9. Utilice el lenguaje del testigo
·
Vacíe la declaración en palabras del testigo.
10. Citas
·
Utilice citas exactas cuando sea posible.
11. Utilice buenas técnicas de comunicación
·
Mantenga contacto visual con el testigo en todo momento.
·
Mire fijamente a los ojos del testigo, observe si le esquiva la mirada.
·
Observe el lenguaje corporal.
·
Haga preguntas con claridad.
·
Sea incisivo cuando haga falta.
·
Solicite
que le explique un evento como si se lo estuviera explicando a un niño de seis
años.
II. EVIDENCIA
- Medios de Prueba
- Evidencia testifical.
- Evidencia documental.
- Inspecciones oculares.
- Evaluación
·
Deberá evaluar la evidencia presentada, a los fines de determinar cuáles
hechos han quedado establecidos o demostrados.
·
La evidencia directa de un testigo que merezca entero crédito es prueba
suficiente de cualquier hecho.
·
La decisión de adjudicación o archivo deberá producirse de acuerdo con la preponderancia de las pruebas a base de
criterios de probabilidad.
·
Cuando parezca que una parte, pudiendo haber ofrecido una prueba más firme
y satisfactoria, ofrece una más débil y menos satisfactoria, la evidencia
ofrecida deberá mirarse con sospecha.
- Clases de prueba
·
Evidencia directa - Es aquella que prueba el
hecho en controversia sin que medie inferencia o presunción alguna, y que de
ser cierta demuestra el hecho de modo concluyente.
·
Evidencia circunstancial – Es aquella
que tiende a demostrar el hecho en controversia probando otro distinto, del
cual - en unión a otros hechos ya establecidos - puede razonablemente inferirse
el hecho en controversia.
III. SUGERENCIAS SOBRE EL
EXPEDIENTE
La organización del expediente
es vital para tener un control y tabulación de los documentos, declaraciones y
demás evidencia que se obtiene en el transcurso de la investigación y con la
que finalmente se llevará a cabo la conclusión del caso.
Organización y
Contenido
·
Hoja de Control y Seguimiento.
·
Formulario de radicación de la querella o comunicación que origina la
querella.
·
Información de la parte querellada
Declaraciones, documentos anexos
o fotos
·
Información de la parte querellante
Declaraciones, documentos anexos
o fotos
·
Reglas, Cartas Circulares, o reglamentos aplicables.
·
Informes de intervención de la agencia relacionados e informes de otras
agencias o dependencias.
