Dirección:
La próxima función a desempeñar luego de planificar y organizar es dirigir.
Esta función incluye asignar empleados, emitir órdenes, supervisor las operaciones, atender los problemas del personal, prestarle atención al desarrollo de los empleado, la comunicación con los subalternos, la disciplina y la orientación e instrucción de los subalternos.
Para lograr la mejor asignación del trabajo a los subalternos es impredesindible que el administrador o supervisor conozca bien las capacidades, experiencias, antecedentes, actitudes y temperamento de los subalternos.
La función de dirigir incluye el proceso de tomar decisiones. Este consta de los siguientes pasos:
1. Definir o identificar claramente el problema.
2. Reunir todos los hechos y datos pertinentes.
3. Analizar cuidadosamente esos hechos y datos y la relación entre ellos.
4. Tomar una decisión.
5. Hacer el seguimiento (Follow-up).
Esta función incluye asignar empleados, emitir órdenes, supervisor las operaciones, atender los problemas del personal, prestarle atención al desarrollo de los empleado, la comunicación con los subalternos, la disciplina y la orientación e instrucción de los subalternos.
Para lograr la mejor asignación del trabajo a los subalternos es impredesindible que el administrador o supervisor conozca bien las capacidades, experiencias, antecedentes, actitudes y temperamento de los subalternos.
La función de dirigir incluye el proceso de tomar decisiones. Este consta de los siguientes pasos:
1. Definir o identificar claramente el problema.
2. Reunir todos los hechos y datos pertinentes.
3. Analizar cuidadosamente esos hechos y datos y la relación entre ellos.
4. Tomar una decisión.
5. Hacer el seguimiento (Follow-up).
Coordinación:
La función administrativa que se encarga de armonizar, acoplar e integrar las actividades de un grupo de empleado es la coordinación.
La coordinación no debe considerarse como una actividad distinta y separada, sino como una que acompaña todos los aspectos administrativos. Esta es indispensable para tener éxito en cualquiera de las funciones.
Dos términos que se utilizan para describir la comunicación también son aplicables a la coordinación. Estos son: vertical y horizontal.
La coordinación horizontal tiene que ver con trabajar en armonía con otros supervisores o administradores en el mismo nivel de la organización. Esto elimina la duplicación de esfuerzo y lagunas en las operaciones.
La coordinación vertical es la integración o armonización del trabajo del supervisor con los planes de su superior
En términos amplios coordinación es trabajo de equipo. Todas las unidades e individuos deben funcionar en armonía.
A medida que una organización se torna mas compleja y hay un mayor grado de especialización, mayor la necesidad de coordinación. Esto es así porque hay más cantidad y variedad de elemento en la organización.
La coordinación puede lograrse:
1. Desarrollando un sentido de verdadera cooperación.
2. Evitando el exceso de especialización.
3. manteniendo Buena comunicación.
4. Delegando adecuadamente.
5. Utilizando solo el personal que sea necesario en la organización.
Control:
Esta función consiste en ver que todos los planes se llevan a cabo y que sigan las normas establecidas previamente para que el resultado final sea conforme al plan trazado. Incluye todo aquello que se hace para comparar lo que se ha hecho con los planes, corregir desviaciones y mejorar la ejecución a través de la dirección. Cualquier definición de la función de control debe incluir, primeramente una evaluación de la efectividad y, en segundo lugar la corrección de errores.
Para controlar debemos tener:
1. Un objetivo.
2. Política o normas para alcanzar el objetivo.
3. Procedimientos derivados de las políticas.
Cuando una operación no se ajusta a los procedimientos y políticas es necesario establecer el grado de desviación y el efecto de este cambio en el objetivo. No todas las desviaciones son negativas, ya que a veces pueden constituir mejoras a los procedimientos. Controlar conlleva no solo hacer mejoras sino también identificar fallas. Si el cambio es adverso al objetivo, procedimientos, etc., entonces procede la acción correctiva.
El supervisor debe recordar que cuando se asigna una responsabilidad a un subalterno, debe establecer cierto tipo de control. Esto es necesario porque, como dijimos anteriormente, la delegación no nos exime de la responsabilidad.
Entre los métodos de control más frecuentes utilizados están las inspecciones, informes, estadísticas, presupuesto, directrices y normas.
Esta función está relacionada con cubrir las vacantes en el departamento con el personal más capacitado.
Como administradores debemos tener conciencia que esta función es de vital importancia. Aunque el supervisor de bajo nivel intervenga directamente en el reclutamiento y la selección de personal, debe reconocer que con la creciente complejidad de los problemas de nuestra sociedad los objetivos de la Policía no pueden alcanzarse si no seleccionamos personal de calibre.
Fundamentalmente se siguen dos principios al cubrir vacantes en un departamento de Policía. Estos son:
1. Adaptar el concepto hombre (varón o hembra) al trabajo.
2. Adaptar el trabajo al concepto hombre (varón o hembra) .
En el primer caso se establece la tareas y se busca la persona con la capacidad necesaria para desempeñarla. En el Segundo, se puede evaluar la persona, determinar sus capacidades, y busca un trabajo dentro de la organización que pueda desempeñar.
No importa el principio que se adopte, hay que cuidarse de no bajar las normas establecidas a tal grado que se desemboque en la ineficiencia.
Esta función consiste en ver que todos los planes se llevan a cabo y que sigan las normas establecidas previamente para que el resultado final sea conforme al plan trazado. Incluye todo aquello que se hace para comparar lo que se ha hecho con los planes, corregir desviaciones y mejorar la ejecución a través de la dirección. Cualquier definición de la función de control debe incluir, primeramente una evaluación de la efectividad y, en segundo lugar la corrección de errores.
Para controlar debemos tener:
1. Un objetivo.
2. Política o normas para alcanzar el objetivo.
3. Procedimientos derivados de las políticas.
Cuando una operación no se ajusta a los procedimientos y políticas es necesario establecer el grado de desviación y el efecto de este cambio en el objetivo. No todas las desviaciones son negativas, ya que a veces pueden constituir mejoras a los procedimientos. Controlar conlleva no solo hacer mejoras sino también identificar fallas. Si el cambio es adverso al objetivo, procedimientos, etc., entonces procede la acción correctiva.
El supervisor debe recordar que cuando se asigna una responsabilidad a un subalterno, debe establecer cierto tipo de control. Esto es necesario porque, como dijimos anteriormente, la delegación no nos exime de la responsabilidad.
Entre los métodos de control más frecuentes utilizados están las inspecciones, informes, estadísticas, presupuesto, directrices y normas.
Esta función está relacionada con cubrir las vacantes en el departamento con el personal más capacitado.
Como administradores debemos tener conciencia que esta función es de vital importancia. Aunque el supervisor de bajo nivel intervenga directamente en el reclutamiento y la selección de personal, debe reconocer que con la creciente complejidad de los problemas de nuestra sociedad los objetivos de la Policía no pueden alcanzarse si no seleccionamos personal de calibre.
Fundamentalmente se siguen dos principios al cubrir vacantes en un departamento de Policía. Estos son:
1. Adaptar el concepto hombre (varón o hembra) al trabajo.
2. Adaptar el trabajo al concepto hombre (varón o hembra) .
En el primer caso se establece la tareas y se busca la persona con la capacidad necesaria para desempeñarla. En el Segundo, se puede evaluar la persona, determinar sus capacidades, y busca un trabajo dentro de la organización que pueda desempeñar.
No importa el principio que se adopte, hay que cuidarse de no bajar las normas establecidas a tal grado que se desemboque en la ineficiencia.
Rendir Informes:
Esta función administrativa la lleva a cabo el supervisor casi a diario.
Un informe es un relato sobre algún asunto que ha sido investigado una exposición oficial de ciertos hechos. Por lo general es una forma de comunicación ascendente, es decir, fluye de los niveles bajos de la organización hacia los niveles altos.
Los informes constituyen un medio a la disposición del supervisor para evaluar la calidad del trabajo de sus subalternos. El que lee un informe forma inmediatamente un juicio sobre el que lo redactó.
Dependiendo de la naturaleza de los informes puede que éstos tengan que ser sometidos a diario, semanalmente, una vez al mes o según surja la necesidad.
Los informes sirven a los niveles altos para determinar la eficiencia de las operaciones. Además la suplen información que consideran de importancia.
Un buen informe debe ser conciso, claro, complete, correcto y oportuno. Debe también contestar las preguntas, ¿Quien? ¿Cuándo ¿Donde? ¿Como? ¿Que? ¿Por que?
Al evaluar sus informes conteste la siguiente pregunta.
¿Cuán estrechamente refleja los hechos o lo que en realidad sucedió?
Recuerde que los informes que usted prepara son un reflejo de su personalidad. La realidad de estos informes que usted prepara son un reflejo de su personalidad. La realidad de éstos influirá en su progreso profesional dentro de la Policía.
Esta función administrativa la lleva a cabo el supervisor casi a diario.
Un informe es un relato sobre algún asunto que ha sido investigado una exposición oficial de ciertos hechos. Por lo general es una forma de comunicación ascendente, es decir, fluye de los niveles bajos de la organización hacia los niveles altos.
Los informes constituyen un medio a la disposición del supervisor para evaluar la calidad del trabajo de sus subalternos. El que lee un informe forma inmediatamente un juicio sobre el que lo redactó.
Dependiendo de la naturaleza de los informes puede que éstos tengan que ser sometidos a diario, semanalmente, una vez al mes o según surja la necesidad.
Los informes sirven a los niveles altos para determinar la eficiencia de las operaciones. Además la suplen información que consideran de importancia.
Un buen informe debe ser conciso, claro, complete, correcto y oportuno. Debe también contestar las preguntas, ¿Quien? ¿Cuándo ¿Donde? ¿Como? ¿Que? ¿Por que?
Al evaluar sus informes conteste la siguiente pregunta.
¿Cuán estrechamente refleja los hechos o lo que en realidad sucedió?
Recuerde que los informes que usted prepara son un reflejo de su personalidad. La realidad de estos informes que usted prepara son un reflejo de su personalidad. La realidad de éstos influirá en su progreso profesional dentro de la Policía.
Resumen:
Hemos discutido siete funciones importantes de la administración, a saber: planificación, organización, dirección, coordinación, control, reclutamiento y selección e informes. Dentro de la función de organización discutimos tres principios básicos: la Unidad de Mando, el Ámbito o Esfera de Control y la Delegación de Autoridad.
El desempeño eficiente de estas funciones ayudará al supervisor de la Policía a progresar en su profesión y a hacer su aportación hacia el logro de los objetivos de este campo.
