Organización es el proceso de coordinar e integrar estructura, procedimientos y recursos con el fin de alcanzar un objetivo.
La función de organización consta de dos partes principales:
1. División del trabajo
2. Integración de esfuerzos
La necesidad de dividir el trabajo entre el personal es reconocida por todos. Sin embargo, la base sobre la cual se efectúa no es tan clara para algunos.
Primeramente, podemos dividir el trabajo de acuerdo con la función o propósito. Un ejemplo claro de esto es asignar determinado personal a Investigaciones Criminales y otro a Tránsito.
El trabajo puede también dividirse de acuerdo con el proceso o método que se utilice. Por ejemplo, patrullaje motorizado, patrullaje a pie, patrullaje aéreo.
Otra forma de dividirlo es de acuerdo con la clientela, es decir, el personal a quien se sirve. Por ejemplo, la División de Ayuda Juvenil sirve a la juventud, la División de Transito a los conductores de vehículos y peatones.
Podemos también hacer la división en base al tiempo (horario). Toda vez que la Policía trabaja las 24 horas del día, su personal puede dividirse en turnos de trabajo.
Por ultimo la división puede hacerse de acuerdo con el área de trabajo. Si la Policía ha de llegar a los ciudadanos a quienes sirve, su área de operaciones debe dividirse en unidades pequeñas y manejables. Por ejemplo, la Región se divide en Zonas, las zonas en Distritos y los Distritos en Precintos o Demarcaciones.
Luego de dividir el trabajo y agrupar el personal la próxima tarea del administrador es representar la organización en un organigrama o diagrama de organización. Sin embargo, no importa lo eficiente que se represente la organización en dicho diagrama o cuán bien funcione en la práctica, hay tres principios básicos de organización que deben tenerse presentes:
1. Unidad de mando
2. Ámbito o esfera de control
3. Delegación de autoridad
Unidad de Mando
Este principio significa que ninguna persona debe responder a más de un supervisor. Todo supervisor debe saber quiénes deben responder a él y, por otro lado, todo empleado debe saber a quien debe responder.
Las ventajas principales de la unidad de mando son:
1. Se establece una cadena de mando bien definida.
2. Todas las actividades relativas al logro de los objetivos se integran dentro de la organización.
La violación de este principio de organización lleva a la confusión, ineficiencia y hasta a la irresponsabilidad.
Ámbito de Control
El ámbito o esfera de control tiene que ver con el número de subalternos que un supervisor puede supervisar eficientemente. Se relaciona también con la habilidad de un supervisor para dirigir, controlar y coordinar sus subalternos.
Entre los factores que afectan el ámbito de control están los siguientes:
1. Complejidad del trabajo- Mientras más complejo el trabajo menor el ámbito de control.
2. Distancia física entre supervisor y subalternos.
3. Conocimientos y habilidades de los subalternos y el supervisor.
4. Tiempo requerido para supervisar el trabajo.
5. La medida en que el supervisor pueda delegar autoridad.
Delegación de Autoridad
Delegar significa investir a los subalternos de responsabilidad, autoridad y exigirle que rindan cuentas por sus acciones. El que delega nos se deshace de su responsabilidad pues, en última instancia, es a él quien pide cuentas su supervisor inmediato.
¿Cómo debemos proceder al delegar? A continuación algunas pautas que han sido de utilidad a gran número de supervisores. Sígalas y podrá eliminar las áreas peligrosas de la delegación.
1. Determine que delegar
¿Es una tarea que puede arriesgarse a delegar?
2. Explique el qué, dónde, cuando y por qué.
Esté seguro que el subalterno sabe desde un principio que se espera de él. Hágale claro la autoridad que se le delega.
3. Al delegar preocúpese principalmente por los resultados.
A menos que no se haya establecido un método fijo no se preocupe mucho por los métodos que utilice el subalterno. Lo importante son los resultados.
4. Seguimiento
Delegar no significa deshacerse de la responsabilidad final por los resultados. Por lo menos es necesario cerciorarse de cómo se está desenvolviendo el subalterno.
No supervise demasiado estrechamente (cuando delegue) pues esto negaría el propósito de la delegación; que es librarlo de la rutina para que pueda desempeñar deberes más importantes.
Próximo: (3ra. Parte) Dirección
LA GACETA POLICIAL Sitio interactivo sobre la Policía de Puerto Rico donde consigues aquella información que compete a nuestras actividades policiacas de índole preventivo, social y/o cultural, siendo un enlace para nuestros colegas y la comunidad. Honrando la placa y destacando las gesta policiaca. DISFRUTA DE LA GACETA POLICIAL y escriba a: tenientejrguzman@gmail.com (LA GACETA POLICIAL no es un blog oficial de la Policía de Puerto Rico)
